العنوان: كيفية إجراء اجتماعات فعالة
المؤلف: سوزان كولين
source_url: http://www.articlecity.com/articles/business_and_finance/article_1915.shtml
date_saved: 2007-07-25 12:30:06
التصنيف: business_and_finance
مقالة - سلعة:
قبل الاتصال بالاجتماع التالي ، فإن الخطوة الأولى هي تحديد ما إذا كان ضروريًا حقًا. لتحديد ذلك ، اسأل نفسك ما يلي:
هل هذا الاجتماع ضروري؟
هل يمكننا الاستغناء عنها؟
هل يمكننا إنجاز المهمة بدون لقاء؟
هل يمكن أن تنتظر أسبوعًا آخر؟
هل يمكننا إنجاز الأمور من خلال اجتماعات قليلة؟
بعد ذلك ، إذا قررت أن الاجتماع هو أفضل طريقة لتحقيق هدفك ، فيمكن أن تساعدك النصائح التالية في إجراء اجتماعات أكثر فاعلية:
1. بدء الاجتماعات وإنهائها في الوقت المحدد. تأكد من أن الجميع يعرف الوقت الذي يجب أن تبدأ فيه وتنتهي. إذا كان لديك وقت انتهاء ، فستجد أن وقتك أكثر إنتاجية في الوقت المخصص.
2. ضع جدول أعمال مفتوحًا على السبورة أو اللوح الورقي. يمكن للمشاركين إضافة عنصر قبل الاجتماع. ومع ذلك ، يجب أن يكونوا مستعدين لقيادة المناقشة إذا وضعوا بندًا على جدول الأعمال.
3. إذا لم يكن أحد العناصر موجودًا في جدول الأعمال المفتوح ، فأعد جدولته للمناقشة في وقت لاحق.
4. إعطاء كل بند في جدول الأعمال مهلة زمنية. إذا تعذر إكمال الإجراء أو المناقشة خلال الوقت المخصص ، فيجب تأجيلها حتى نهاية الاجتماع.
5. بعد مناقشة جميع بنود جدول الأعمال ، قم بمعالجة البنود المتأخرة وحدد المدة التي ستستغرقها لمناقشتها. قرر ما إذا كان البند يمكن مناقشته اليوم أو يحتاج إلى مزيد من الإجراءات قبل اتخاذ القرار.
6. ينبغي أن يكون أي بند مؤجل هو البند الأول في جدول الأعمال المفتوح التالي.
7. قم بتلخيص وتسجيل بنود العمل قبل رفع الجلسة. تحديد المسؤول عن أي عمل.
ZZZZZZ