إذا كنت تمتلك أو تدير شركة صغيرة ، فأنت تعرف مقدار الوقت الذي يمكن أن تقضيه في مطاردة الفواتير الورقية وأوامر الشراء وتقارير المبيعات. يمكن أن يكون كابوسا حقيقيا! هذا هو المكان الذي يأتي فيه برنامج الفوترة. فهو يسمح لك بتسجيل جميع العملاء والمبيعات والفواتير والمخزون والموردين (والمزيد) في نظام قائم على الكمبيوتر يسهل استخدامه.
ليس من الصعب أن تقرر أنك بحاجة إلى الاستثمار في برامج فوترة عالية الجودة. يمكن أن يكون الجزء الصعب هو اختيار حزمة البرامج المناسبة لمتطلباتك. هناك العشرات من الأنظمة في السوق التي تدعي أنها الكأس المقدسة لجميع مشاكل عملك ، ولكن اختيار النظام الخاطئ قد يكلفك وقتًا ومالًا ثمينًا.
فيما يلي قائمة تحقق بسيطة من 11 شيئًا يجب البحث عنها عند شراء برنامج الفوترة لشركتك الصغيرة:
1) سجلات العملاء
هذا هو العنصر الأساسي في أي نظام فوترة. ما نوع المعلومات التي تحتاجها لتسجيلها عن عملائك؟ هناك أشياء واضحة مثل العنوان والهاتف والفاكس والجوال والبريد الإلكتروني وعنوان الويب. ولكن ماذا عن المعلومات المتعلقة بالتسويق مثل "كيف تعرف العميل على عملك؟" ، و "الخصومات القياسية" للعملاء الرئيسيين.
2) جهات اتصال متعددة وتاريخ الاتصالات
إذا كان العديد من عملائك يعملون مع جهات اتصال متعددة ، فهل يمكنك تسجيل تفاصيل الاتصال الفردية لكل شخص؟ الكلام الشفهي هو أقوى أشكال الإعلان ، وتظهر الإحصائيات أن أحد أهم عوامل إرضاء العملاء هو خدمة العملاء الجيدة. هل فكرت في الاحتفاظ بسجل لجميع الاتصالات مع عملائك؟ يمكن أن يكون مفيدًا للغاية لتحسين الاتصال الداخلي في عملك ، ويؤدي إلى خدمة أكثر تخصيصًا لعملائك.
3) تعدد الشحنات
من الواضح أن برنامج الفوترة الخاص بك سيحتاج إلى إنشاء أوامر مبيعات - وهذا أمر رائع. لكن هل تحتاج إلى تسجيل المعلومات المتعلقة بالموظف ، مثل من كان "مندوب المبيعات"؟ ماذا عن خيارات الإرسال المرنة ، مثل الشحنات المتعددة لكل أمر مبيعات؟
4) مرفق البحث
ليس هناك فائدة من تسجيل كل هذه المعلومات المفيدة حقًا إذا لم تكن هناك طريقة سهلة للوصول إليها. تأكد من أن وسيلة البحث مرنة وسهلة الاستخدام. ما هي المعايير التي يمكنك البحث بها؟ إليك بعض الحقول المفيدة التي قد ترغب في استخدامها: رقم هاتف العميل وعنوان العميل وتاريخ الطلب وتاريخ الإرسال ورقم إرسالية الإرسال.
5) الضرائب والدعم الإقليمي
هل أنت قادر على تغيير معدلات الضرائب على أساس سطر الطلب؟ ماذا عن تنسيق العملة؟ إذا كنت أنت وعملائك في أوروبا ، فلا فائدة من استخدام برامج الفوترة التي يمكنها التعامل مع الدولار الأمريكي فقط.
6) الإبلاغ
يعد إنتاج تقارير دقيقة في ثوانٍ أمرًا لم يعد عليك أن تحلم به. في الواقع ، إنها ضرورة في السوق التنافسي اليوم. تأكد من أن برنامج الفوترة الخاص بك يمكنه حساب المعلومات الخاصة بالمبيعات بناءً على التاريخ ومندوب المبيعات ونوع العميل. إذا كنت تدير شركة B2B ، فقد يكون مؤشر أداء رئيسي آخر هو إجماليات الإرسال ، بناءً على التاريخ والموظف. ولكن هناك شيء واحد مهم يجب تذكره حول البرنامج ... يمكنك الحصول على ما أدخلته فقط. لذلك إذا كنت تبحث عن تقرير محدد ، فتأكد من تسجيل المعلومات بواسطة حزمة برامج الفوترة.
7) النسخ الاحتياطي
لقد رأيت بنفسي كيف يمكن أن يكون فشل الأجهزة مدمرًا. يمكن تدمير مئات الآلاف من الدولارات من البيانات في ثوانٍ ... إذا لم يكن لديك إجراء نسخ احتياطي مطبق. تأكد من تحديد حزمة برامج الفوترة التي تحتوي على أداة نسخ احتياطي مضمنة أو تعمل مع نظام النسخ الاحتياطي الحالي.
8) المساعدة والدعم عبر الإنترنت
إذا كنت مستخدمًا جديدًا للكمبيوتر ، فستحتاج بالتأكيد إلى حزمة برامج تحتوي على نظام مساعدة شامل عبر الإنترنت وسهل الاستخدام. تحقق أيضًا من الدعم الفني المباشر المتاح من خلال البائع. تفرض بعض شركات البرمجيات رسومًا عالية جدًا للدعم الشخصي ، لذا تأكد من تضمينها في ميزانيتك.
9) الميزانية
كم ستنفق؟ هذا يعتمد حقًا على مدى تعقيد حزمة البرامج التي تبحث عنها. يمكن العثور على حزم البرامج الصغيرة بأقل من 100 دولار أمريكي ، ويمكن أن تكلف الحزم الأكثر تعقيدًا أكثر من 3000 دولار أمريكي. ألقِ نظرة على عدد العملاء لديك ، وعدد أوامر المبيعات التي تعالجها ، واختر الحل الذي يناسب عملك.
10) التخصيصات
إذا قمت بشراء حزمة برامج فوترة جاهزة ، فقد تحتاج إلى تخصيصات طفيفة لتلائم عملياتك التجارية وصناعتك الفريدة. يقدم بعض بائعي البرامج تخصيصات بأسعار معقولة جدًا. لكن تأكد من تضمين هذه التكلفة في ميزانيتك.
11) ميزات أخرى
ماذا تريد من برامج الفواتير الخاصة بك؟ إذا كنت تتعامل مع منتجات ذات سعر ثابت ، فقد تحتاج إلى نظام شامل لإدارة المخزون يسمح لك بشراء المخزون وإدارة مستويات المخزون وعلاقات الموردين